Логотип «ОВФ Консалт»

+7 (459) 762-86-04

 
 

 

 
 

 

 
Об услугах нашей консалтинговой фирмыБизнес консалтинг в Москве и регионах  
 

 

Поделитесь понравившимся
материалом с друзьями
или просто сохраните
ссылку для себя
на страничке
в соцсети!

 

 

 

 

Должностные инструкции как инструмент управления персоналом

Андрей Коновалов, HR Journal

Должностные инструкции для сотрудников компании - большая и больная тема. С одной стороны - всеми подчеркивается их нужность и полезность. С другой - очень часто должностные инструкции остаются странной прихотью главного начальника, и, в нелегких трудах составленные, они оседают в недрах каких-то канцелярий и бухгалтерий, неспешно покрываясь пылью времен. Зачем же нужны должностные инструкции и как они «работают»?

Зачем нужны должностные инструкции?

Вопрос столь же простой, сколько и сложный. Ответ первый - должностные инструкции вовсе не нужны. Действительно, должностные инструкции  являются обязательным документом для государственных организаций, а в коммерческих компаниях введение должностных инструкций - свободная воля руководителя. Можно и не заводить, никто не заставляет.

Ответ второй - без правильных и грамотно составленных должностных инструкций  просто невозможно эффективное управление персоналом, причем, вне зависимости от размеров организации. Разберем этот пункт подробнее.

Бизнес «на коленке» вполне обходится устными указаниями «ты, это, делай тут вот это! Приду - проверю.» Но и в более продвинутых компаниях описание должностных обязанностей работника все же часто исчерпывается названием его должности. Дизайнер - значит, рисует, чего скажут. Программист - программирует. Дворник - метет. Однако, далеко не всегда такой подход является достаточным. И появляется большое количество конфликтов, связанных с тем, что работодатель расходится с работником в определении обязанностей последнего. В самом деле, должен ли дизайнер-верстальщик печатного издания, за те же деньги разрабатывать дизайн интернет-сайта своей газеты? Или, скажем, должен ли менеджер по продажам проводить маркетинговое исследование емкости рынка закрепленного за ним региона? Как говорится, возможны варианты. Ограничить количество подобных «вариантов» и призваны должностные инструкции.

Однако, это далеко не все. Основной смысл должностных инструкций - в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала.

Как «работают» должностные инструкции?

Первая задача должностных инструкций  - облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет - процесс адаптации пойдет значительно легче! Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативы.

Задача номер два - установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции могут (и должны!) включать в себя «пошаговое» описание обязанностей сотрудника. Т.е., описывать практически каждый участок его работы (Менеджер по активным продажам - осуществляет первичный телефонный поиск клиентов; ...проводит переговоры и презентации с потенциальными клиентами; ...контролирует наличие товара на складе; ...отслеживает прохождение платежей; и т.д.) Причем, чем более детально будут описаны все ключевые обязанности сотрудника, тем меньше будет «белых пятен» в представлениях о том, что входит и что не входит в его обязанности.

Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда должностная инструкция  дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того и специалист по подбору, ознакомившись с инструкцией сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, «пошаговое» описание должностных обязанностей дает большие возможности как контроля за работой сотрудника, так и его собственного самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на должностную инструкцию , вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И, в-третьих, подробные должностные инструкции выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач.

Третья задача должностных инструкций - предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Так же этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.

Однако, для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.

И еще одно замечание. После того, как специалист ознакомился и подписал должностную инструкцию , один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему, а не прятаться «в архив»! Только в этом случае можно ожидать какого-либо эффекта от данного документа!

Почему не любят должностные инструкции?

Должностные инструкции, действительно, часто не любят. Их называют «бюрократическими излишествами», считают некой причудой тех начальников, для которых «бумажка» важнее человека и т.д. Самое интересное, что в подавляющем большинстве случаев все это совершенно справедливо.

Обычная практика составления должностных инструкций - включение в них всяческих «прекрасных» формулировок типа «сотрудник обязан прилагать максимальные усилия для приумножения доходов компании и ее процветания», что превращает нормальный инструмент в веселую пародию. Однако, заслуживают внимания и причины, побуждающие к этому. Действительно, раз должностные инструкции представляют собой один из внутренних «законов» компании, почему бы не составлять их так же, как и положено составлять законы - четко, без возможностей двойного и тройного толкования, ответственно? А дело в том, что составленные подобным образом должностные инструкции  требуют соблюдения их не только от работника, но и в той же степени - от работодателя. То есть, если прописаны в инструкции должностные обязанности - все, что кроме них, придется дополнительно оплачивать. Если закреплены какие-то права за сотрудником - хочешь-не хочешь, придется их обеспечивать. Несоблюдение работодателем своей стороны должностных инструкций неизбежно приводит к его дискредитации как руководителя в глазах подчиненных. Кому этого захочется?

Фактически, «нелюбовь» руководителей к должностным инструкциям есть одно из проявлений инфантилизма в бизнесе, желание свести все управление к межличностному общению, где основное значение имеют харизма и авторитет.

В общем-то, любовь к составлению различных бумажек - такое же проявление инфантилизма, поскольку пытается подменить живое взаимодействие с сотрудниками предписаниями и циркулярам.

Истина же, как обычно, лежит посередине - как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Что и как пишут в
должностных инструкциях?

Данную статью мы не планировали превращать в «инструкцию по составлению должностных инструкций», тем более, что подобных описаний существует много. Однако, на некоторых особо принципиальных моментах следует остановиться.

1. Все пункты должностных инструкций должны быть сформулированы максимально конкретно. Если вы ловите себя на формулировках типа «должен способствовать развитию» или «прилагать все усилия для...» - это не должностная инструкция, а сладкие грезы, реализовать которые по определению невозможно. В самом деле, как предполагают авторы подобных документов измерить и проконтролировать - способствовал или нет сотрудник развитию? Все ли усилия прилагал? А вдруг - не все? Вдруг чего-то для себя оставил? ;)

2. Пункты должностной инструкции  должны быть максимально подробными. Если в должностной инструкции  маркетолога вы пишете только «разрабатывает маркетинговую стратегию и тактику компании», это все равно, что не сказать ничего. Описывайте подробно - проводит исследования рынка? Ездит ли для этого в командировки? Составляет ли медиапланы? Ведет ли переговоры с рекламно-производственными компаниями? Занимается ли мониторингом активности конкурентов? Что для этого делает - смотрит интернет, СМИ, ходит по чужим «точкам»? Кому и в каком виде представляет отчет о проделанной работе? И так далее, и тому подобное.

3. Все изложенное в должностных инструкциях должно быть правдой и только правдой. Нет никакого смысла делать должностные инструкции , в которых желаемое будет выдаваться за действительное. Такие инструкции не действуют.

4. Пункты должностных инструкций не должны противоречить друг другу, но должны друг друга дополнять и обеспечивать.

Подробная должностная инструкция содержит, обычно, следующие пункты:

а) Общие положения (описывает, что это за документ, что за должность, кем назначается и пр.).

б) Требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности). Этот пункт имеет смысл только при четком соблюдении заданного стандарта, если квалификационные требования не принципиальны - пункт лучше опустить.

в) Должностные обязанности (подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать).

г) Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей (заранее описываются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей). Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие сильно помогает в дальнейшем.

д) Права специалиста (например - своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.)

е) Права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя)

ж) Ответственность специалиста (описание зоны ответственности)

В итоге получается довольно длинный и подробный документ, однако, эти «подробности», в дальнейшем дают возможность строить взаимоотношения с сотрудниками на совершенно новом уровне. По взрослому.

 


При подготовке публикаций данного раздела компания "ОВФ Консалт" пыталась соблюсти все законные права правообладателей на перепечатываемые тексты. Однако нам не во всех случаях удалось найти координаты авторов некоторых текстов.

В случае, если данная публикация вызывает несогласие автора, просьба немедленно сообщить нам по адресу 123consulting@mail.ru - и Ваша статья будет тут же снята с сайта.  

 
 

35+ причин для беспокойства,
о которых
Владельцу
лучше знать,
чем не знать!

Скрытые симптомы, по которым можно понять, что в бизнесе не все так хорошо, как, возможно, кажется.

Контрольный список типичных бизнес-ситуаций, которые должны привлекать Ваше особое внимание. Рекомендации.

Читать дальше>>>

 

Положение об оплате труда и материальном стимулировании

Слишком часто в компаниях система оплаты труда и материального стимулирования никак не регламентирована.

Это приводит к тому, что один из основных механизмов мотивации сотрудников работает не в полную силу. Фирма теряет важнейший ресурс своего развития.

Простой шаг — регламентация системы оплаты труда и материального стимулирования работников, — обычно дает ясный и сильный эффект...

Читать дальше>>>

 

Создание и реструктуризация групп компаний

Мало назвать Ваши компании Группой. Это почти ничто. Группу компаний надо выстроить.

Вместе с Вами шаг за шагом пройдем от выработки идеи до формирования наиболее подходящей структуры Группы компаний и создания Управляющей компании.

Читать дальше>>>

 

Оргструктура оптовой компании

3 варианта (примера) организационной структуры оптовой торговой компании.

Если Вы находитесь на этапе переосмысления собственной оргструктуры и Вам интересно, как данные вопросы решены у других компаний, то этот документ для Вас.

Читать дальше>>>

 

Как построить правильные отношения с Генеральным директором?

(Пакет документов
для Владельца)

Владелец, много лет успешно управлявший своим бизнесом, решает отойти от оперативного руководства компанией.

Он нанимает Гене­рального директора...

Читать дальше>>>

 

Положение об отделе маркетинга

"Положение..." поможет превратить работу Вашей службы маркетинга из мутного шаманства в прозрачную, хорошо структурированную и профессиональную деятельность на пользу Вашему бизнесу.

Читать дальше>>>

 

Как открыть филиал торговой компании в регионе?

(подробная методика)

Методика предназначена тем компаниям, которые пришли к необходимости развития собственной региональной сети, но еще не имеют достаточного опыта в открытии филиалов...

Читать дальше>>>

 

Работа с дебиторской задолженностью

Работа с дебиторской задолженностью нередко оказывается слабым местом компании. Радостно отгружая товар в отсрочку платежа под обещания клиента заплатить вовремя и в срок, менеджеры по продажам потом находят тысячи объяснений, почему они не могут потребовать от клиента вернуть задолженность...

Читать дальше>>>

 

123consulting@mail.ru

 

Политика конфиденциальности


Copyright © 1999-2017. ООО"ОВФ Консалт", All rights reserved

+7 (495) 762-8604

         

Яндекс цитирования

с 11-Июня-1999

Владельцам — контрольный список для диагностики собственного бизнеса —  35+ причин для беспокойства

ВСЕ ЛИ ХОРОШО В
ВАШЕМ БИЗНЕСЕ?

35+ причин для беспокойства,
о которых Владельцу
лучше знать, чем не знать!

Вы СОБСТВЕННИК бизнеса?

Проверьте, не встречаются ли эти
бизнес-ситуации в Вашей компании.
По окончании Вы получите рекомендации
(анонимно, бесплатно)